Zmiany w przepisach dotyczących stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe

17 listopada 2023 r. weszło w życie rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r., poz. 2367).

Zgodnie z rozporządzeniem, na pracodawców został nałożony obowiązek dostosowania wyposażenia stanowiska pracy do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, które stanowią załącznik do rozporządzenia. 

Chodzi m.in. o wyposażenie stanowisk pracy w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz, w przypadku gdy pracownik korzysta z przenośnego systemu komputerowego i używa go co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

W załączniku do rozporządzenia określono też minimalne wymaganie, jakie powinny spełniać meble biurowe, z których korzysta pracownik. Dotyczą one rodzaju biurek, stołów oraz krzeseł. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca na życzenie pracownika powinien również wyposażyć stanowisko pracy w podnóżek.

Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów stanowisko pracy jest to przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
• krzesłem, stołem,
• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką.

Warto dodać, że krzesło stanowiące wyposażenie podstawowe, musi mieć wyprofilowane siedzisko i oparcie, podstawę z kółkami, możliwość obrotu i regulowane podłokietniki. Zgodnie z ustawą, na życzenie pracownika stanowisko pracy należy wyposażyć w podnóżek.

Pracownicy korzystający z laptopa

Nowe przepisy wskazują, że pracownik, który korzysta z przenośnego systemu komputerowego (laptop) minimum przez połowę dobowego czasu pracy, musi mieć zapewniony stacjonarny monitor lub podstawkę do laptopa, która umożliwi ustawienie ekranu w taki sposób, by jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Pracodawca musi też zapewnić na danym stanowisku pracy dodatkową klawiaturę i myszkę.

Obowiązek zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych

Zmiany w rozporządzeniu obejmują również kwestię okularów i szkieł kontaktowych refundowanych przez pracodawcę.

Pracodawca obowiązany jest zapewnić:

• pracownikom, którzy stosują systemy przenośne do pracy (np. laptopy), przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz dodatkową klawiaturę i mysz,

a także:

• okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok,

• zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego,

• opcjonalnie pracodawca obowiązany jest zapewnić pracownikowi korzystającemu z dokumentów w formie papierowej odpowiedni uchwyt umożliwiający regulację ustawienia wysokości, pochylenia i odległości, drukarkę oraz skaner. Na życzenie pracownika wyposaża stanowisko pracy w podnóżek.

Praca zdalna

Zmienione przepisy dotyczą również dostosowania stanowisk pracy przy wykonywaniu pracy zdalnej. W przypadku wprowadzania zmian do regulaminu pracy zdalnej pracodawca musi poinformować pracownika o nowych wymaganiach jakie ma spełniać stanowisko pracy, nadal też odpowiedzialny jest za realizację obowiązków wynikających z kodeksu pracy – dział dziesiąty BHP. Natomiast na pracownika wykonującego pracę zdalną przeniesiony został obowiązek organizacji swojego stanowiska pracy w miejscu wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą, pracownik potwierdza w oświadczeniu zorganizowanie stanowiska pracy zdalnej zgodnie z nowymi przepisami BHP.

Ponadto, pracownik zdalny składa pracodawcy stosowne oświadczenia m.in. w zakresie:

• potwierdzenia zorganizowania przez pracownika stanowiska pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz uwzględniając wymagania ergonomii oraz
• zapoznania się z przygotowaną przez pracodawcę informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązania się do ich przestrzegania.

Ocena ryzyka zawodowego

Zgodnie z powyższym, pracodawca jest zobowiązany do opracowania, na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego, informacji zawierającej m.in.:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, jak również
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

Powyższe informacje stanowią dla pracowników wskazówki odnośnie tego, jak stanowisko pracy zdalnej powinno wyglądać, aby czynić zadość wszelkim wymogom prawnym. Stąd też zmiana omawianych przepisów może skutkować koniecznością wprowadzenia pewnych modyfikacji w powyższej informacji dotyczącej BHP przekazywanej pracownikom zdalnym.

Dodatkowo pracodawca może skontrolować pracownika zdalnego w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ile czasu mają pracodawcy na dostosowanie się do nowych wymogów?

Nowe przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe weszły w życie 17 listopada 2023 r. Zgodnie z nimi, pracodawcy będą zobowiązani do dostosowania stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe utworzonych przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia. Oznacza to, że pracodawcy (u których przed 17 listopada 2023 r. funkcjonowały już stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe) powinni mieć przygotowane stanowiska pracy według nowych regulacji już w okolicy połowy maja 2024 r.

Poniżej udostępniam link do rozporządzenia.

Zachęcam również do kontaktu ze mną w celu dostosowania stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, opracowania oceny ryzyka, bądź rozwiania wszystkich wątpliwości związanych ze zmianami.

https://dziennikustaw.gov.pl/D2023000236701.pdf